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Gestão de custos: saiba o que é e como otimizá-la em sua empresa!

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No corpo humano, o sangue é o responsável, entre outras funções, pela circulação de vitaminas, sais minerais e oxigênio. Esse processo é fundamental para a sobrevivência do ser humano. Podemos dizer que a gestão de custos tem um papel parecido no funcionamento da empresa.

Afinal, permite o direcionamento dos recursos financeiros para as áreas que mais precisam deles. É claro que os efeitos dessa ação vão muito além. Então, para entendermos melhor a gestão de custos, neste artigo, mostraremos os seus benefícios e como melhorá-la visando minimizar erros comuns. Acompanhe!

Quais são os benefícios da gestão de custos?

Em termos simples, a gestão de custos é a administração inteligente e estratégica dos gastos de uma organização. Embora todas as empresas tenham gastos, grande parte delas não conta com um gerenciamento bem definido. Infelizmente, não é pequena a quantidade de instituições e empreendedores que se preocupam apenas com o valor registrado no fluxo de caixa no fim do mês.

Sendo assim, não entendem o que impactou as finanças da empresa durante o último período mensal. Dessa forma, os gestores “andam no escuro”. Por outro lado, quando implementamos essa prática, o negócio realoca o capital para atingir os objetivos estratégicos e aumentar a sua margem de lucro.

Além disso, consegue-se proporcionar mais segurança para investir em oportunidades interessantes no mercado de atuação da empresa. Podemos dizer também que a competitividade da marca aumenta, visto que o preço dos produtos e serviços não se onerada pela ineficiência da falta de um alocação inteligente de recursos.

Como melhorar esse processo?

Desde pequenos, somos apresentados a regras básicas de gestão de custos, como não gastar mais do que se ganha e procurar por preços mais atraentes. Porém cuidar dos gastos de uma organização é bem mais complexo, não concorda? A boa notícia é que a base para a gestão de custos corporativos segue muitos dos métodos financeiros básicos com os quais temos contanto no nosso cotidiano. Vejamos alguns deles:

Anote tudo

“Coloque tudo na ponta do lápis”. Todo mundo já ouviu ou escutará ainda essa frase durante a vida. Para aplicá-la, os gestores precisam entender as despesas fixas e variáveis da empresa.

A melhor maneira de fazer isso é utilizar um software de gestão financeira com ferramentas automatizadas de controle de gastos. Também, é possível fazer o registro em planilhas manuais caso não haja um sistema digital disponível.

O que importa é ser detalhista nesse processo. Sendo assim, tanto o dinheiro investido em novas tecnologias quanto a compra de materiais de papelaria precisam integrar a lista de custos. Assim também fica mais fácil relacioná-los com outros fatores para descobrir, por exemplo, o retorno sobre um investimento (ROI). Como assim?

Digamos que a empresa tenha comprado um novo software para gestão interna. Sabendo o valor exato, os gestores podem compará-lo com o nível de produtividade dos profissionais antes e depois dessa aquisição. Diante desses dados, será possível definir se vale a pena alocar recursos em outras tecnologias ou se houve desperdício de capital.

Planeje as finanças

Sem dúvida, um bom planejamento das finanças auxilia na gestão de custos. Por exemplo, uma empresa pode ter a meta de aumentar as suas vendas nos próximos semestres. Para isso, os gestores entendem que é preciso investir no treinamento do time de vendas. Como conseguir o capital para promover esse programa de capacitação?

Um modo é fazendo um orçamento do custo total desse investimento. Esse entendimento é adquirido por avaliar propostas de diferentes empresas de treinamento e comparar com o custo de promover a capacitação com profissionais internos.

Depois dessa escolha, a empresa verifica quanto tem em caixa para patrocinar esse projeto. Mesmo que o dinheiro não seja suficiente, talvez o corte de custos desnecessários em outras áreas produza o valor necessário para o treinamento. Esse estudo minucioso evita o comportamento de gastar o que não tem e de colher prejuízos enormes.

Automatize processos

A tecnologia é uma aliada da gestão de custos, uma vez que foram desenvolvidas ferramentas que automatizam o fluxo operacional dos recursos financeiros. O resultado de implantar um software é a eliminação de erros contábeis, a obtenção de um panorama completo e fiel da saúde financeira, além da visualização de relatórios exatos dos gastos mensais.

Um exemplo de ferramenta de gerenciamento de custos é a SWOT (strenghts, weakness, opportunities e threats). Com ela, os gestores percebem como os custos podem ser transformados em melhorias para a organização. Isso seria uma otimização dos gastos internos.

Podemos apontar ainda outro benefício da automação: a adoção de métricas. Esses indicadores de desempenho mensuram vários processos, como produtividade, estoque e rentabilidade, podendo exibir os custos com cada um deles. Com essa fonte de dados, o corte de gastos é embasado em estatísticas. Por isso, não comprometerá os resultados do negócio.

Que erros devem ser evitados?

Normalmente, os gestores cometem erros na gestão de custos. Muitos deles são comuns, mas devem ser evitados. Um desses é não dar a devida atenção à manutenção dos estoques, em especial no quesito “perdas”. A solução é incluir nos custos mensais a depreciação dos produtos armazenados ou, até mesmo, o estrago dos itens.

Não podemos deixar de falar dos gastos com o local de armazenagem, pois, em alguns casos, os produtos precisam ser mantidos refrigerados ou aquecidos. Outro erro é a falta de entendimento se a empresa está no “azul” ou no “vermelho”, ou seja, do balanço entre lucros e prejuízos.

Essa situação pode levar o negócio à falência. O melhor a fazer é alinhar as entradas com as saídas do caixa, obtendo, assim, um cenário realista sobre as finanças corporativas. Por fim, a prática de “contar com os ovos da galinha” resulta na extinção de uma boa gestão de custos.

Quando a empresa tem essa atitude, a dívida com empréstimos aumenta, pois é preciso pagar os gastos antes de receber o valor dos rendimentos do negócio. Caso um imprevisto aconteça, como a inadimplência de um cliente, a organização ainda terá de arcar com a taxa de juros do empréstimo — na hipótese de atraso do pagamento.

Enfim, a melhor maneira de manter a empresa competitiva e registrando saldos positivos é por meio de um bom gerenciamento de custos, como benefícios para funcionários, matéria-prima etc. Como vimos, esse processo, se bem realizado, pode transformar a maneira como os gestores usam os recursos financeiros do negócio.

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