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No corpo humano, o sangue é o responsável, entre outras funções, pela circulação de vitaminas, sais minerais e oxigênio. Esse processo é fundamental para a sobrevivência do ser humano. Podemos dizer que a gestão de custos tem um papel parecido no funcionamento da empresa.
Afinal, permite o direcionamento dos recursos financeiros para as áreas que mais precisam deles. É claro que os efeitos dessa ação vão muito além. Então, para entendermos melhor a gestão de custos, neste artigo, mostraremos os seus benefícios e como melhorá-la visando minimizar erros comuns. Acompanhe!
Em termos simples, a gestão de custos é a administração inteligente e estratégica dos gastos de uma organização. Embora todas as empresas tenham gastos, grande parte delas não conta com um gerenciamento bem definido. Infelizmente, não é pequena a quantidade de instituições e empreendedores que se preocupam apenas com o valor registrado no fluxo de caixa no fim do mês.
Sendo assim, não entendem o que impactou as finanças da empresa durante o último período mensal. Dessa forma, os gestores “andam no escuro”. Por outro lado, quando implementamos essa prática, o negócio realoca o capital para atingir os objetivos estratégicos e aumentar a sua margem de lucro.
Além disso, consegue-se proporcionar mais segurança para investir em oportunidades interessantes no mercado de atuação da empresa. Podemos dizer também que a competitividade da marca aumenta, visto que o preço dos produtos e serviços não se onerada pela ineficiência da falta de um alocação inteligente de recursos.
Desde pequenos, somos apresentados a regras básicas de gestão de custos, como não gastar mais do que se ganha e procurar por preços mais atraentes. Porém cuidar dos gastos de uma organização é bem mais complexo, não concorda? A boa notícia é que a base para a gestão de custos corporativos segue muitos dos métodos financeiros básicos com os quais temos contanto no nosso cotidiano. Vejamos alguns deles:
“Coloque tudo na ponta do lápis”. Todo mundo já ouviu ou escutará ainda essa frase durante a vida. Para aplicá-la, os gestores precisam entender as despesas fixas e variáveis da empresa.
A melhor maneira de fazer isso é utilizar um software de gestão financeira com ferramentas automatizadas de controle de gastos. Também, é possível fazer o registro em planilhas manuais caso não haja um sistema digital disponível.
O que importa é ser detalhista nesse processo. Sendo assim, tanto o dinheiro investido em novas tecnologias quanto a compra de materiais de papelaria precisam integrar a lista de custos. Assim também fica mais fácil relacioná-los com outros fatores para descobrir, por exemplo, o retorno sobre um investimento (ROI). Como assim?
Digamos que a empresa tenha comprado um novo software para gestão interna. Sabendo o valor exato, os gestores podem compará-lo com o nível de produtividade dos profissionais antes e depois dessa aquisição. Diante desses dados, será possível definir se vale a pena alocar recursos em outras tecnologias ou se houve desperdício de capital.
Sem dúvida, um bom planejamento das finanças auxilia na gestão de custos. Por exemplo, uma empresa pode ter a meta de aumentar as suas vendas nos próximos semestres. Para isso, os gestores entendem que é preciso investir no treinamento do time de vendas. Como conseguir o capital para promover esse programa de capacitação?
Um modo é fazendo um orçamento do custo total desse investimento. Esse entendimento é adquirido por avaliar propostas de diferentes empresas de treinamento e comparar com o custo de promover a capacitação com profissionais internos.
Depois dessa escolha, a empresa verifica quanto tem em caixa para patrocinar esse projeto. Mesmo que o dinheiro não seja suficiente, talvez o corte de custos desnecessários em outras áreas produza o valor necessário para o treinamento. Esse estudo minucioso evita o comportamento de gastar o que não tem e de colher prejuízos enormes.
A tecnologia é uma aliada da gestão de custos, uma vez que foram desenvolvidas ferramentas que automatizam o fluxo operacional dos recursos financeiros. O resultado de implantar um software é a eliminação de erros contábeis, a obtenção de um panorama completo e fiel da saúde financeira, além da visualização de relatórios exatos dos gastos mensais.
Um exemplo de ferramenta de gerenciamento de custos é a SWOT (strenghts, weakness, opportunities e threats). Com ela, os gestores percebem como os custos podem ser transformados em melhorias para a organização. Isso seria uma otimização dos gastos internos.
Podemos apontar ainda outro benefício da automação: a adoção de métricas. Esses indicadores de desempenho mensuram vários processos, como produtividade, estoque e rentabilidade, podendo exibir os custos com cada um deles. Com essa fonte de dados, o corte de gastos é embasado em estatísticas. Por isso, não comprometerá os resultados do negócio.
Normalmente, os gestores cometem erros na gestão de custos. Muitos deles são comuns, mas devem ser evitados. Um desses é não dar a devida atenção à manutenção dos estoques, em especial no quesito “perdas”. A solução é incluir nos custos mensais a depreciação dos produtos armazenados ou, até mesmo, o estrago dos itens.
Não podemos deixar de falar dos gastos com o local de armazenagem, pois, em alguns casos, os produtos precisam ser mantidos refrigerados ou aquecidos. Outro erro é a falta de entendimento se a empresa está no “azul” ou no “vermelho”, ou seja, do balanço entre lucros e prejuízos.
Essa situação pode levar o negócio à falência. O melhor a fazer é alinhar as entradas com as saídas do caixa, obtendo, assim, um cenário realista sobre as finanças corporativas. Por fim, a prática de “contar com os ovos da galinha” resulta na extinção de uma boa gestão de custos.
Quando a empresa tem essa atitude, a dívida com empréstimos aumenta, pois é preciso pagar os gastos antes de receber o valor dos rendimentos do negócio. Caso um imprevisto aconteça, como a inadimplência de um cliente, a organização ainda terá de arcar com a taxa de juros do empréstimo — na hipótese de atraso do pagamento.
Enfim, a melhor maneira de manter a empresa competitiva e registrando saldos positivos é por meio de um bom gerenciamento de custos, como benefícios para funcionários, matéria-prima etc. Como vimos, esse processo, se bem realizado, pode transformar a maneira como os gestores usam os recursos financeiros do negócio.
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