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Conheça 6 dicas de gestão de tempo para cargos estratégicos e gerenciais!

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Em síntese, a gestão de tempo é um processo que envolve planejar e executar tarefas de forma eficiente e produtiva, controlando a quantidade de tempo que será gasta com essas atividades de maneira consciente. Tal posicionamento exige organização, uma vez que as demandas devem ser coordenadas de acordo com a sua prioridade real.

Quando relacionamos o gerenciamento do tempo aos cargos estratégicos, garantimos benefícios tanto para o negócio, como para os profissionais que exercem tais funções. Considerando que esses indivíduos precisam realizar diversas tarefas simultaneamente, a otimização do tempo facilita a gestão empresarial.

Você se identifica com essas questões e sente que precisa administrar melhor a sua rotina de trabalho? Este post foi feito para você. Continue a leitura e confira 6 dicas valiosas para organizar suas atividades e ter um dia a dia mais produtivo.

1. Faça um planejamento do que é essencial para ser cuidado por você

Planejar os dias com bastante antecedência pode mudar totalmente a organização da sua rotina e pode ser feito a partir de uma atitude muito simples: separando uma lista de tarefas ou atividades importantes que devem ser realizadas em um único dia. Dessa maneira, é possível visualizar de forma clara as obrigações diárias e estipular o tempo ideal para que cada uma seja cumprida.

Nesse esquema, é importante priorizar o que é mais importante, como uma forma de se prevenir caso a atividade leve mais tempo para ser cumprida do que o esperado. Uma pequena checklist também pode fazer parte dessa estratégia de gestão de tempo. Tente estabelecer algumas normas para você mesmo, como:

  • concluir tarefas pendentes uma por uma;
  • não começar um trabalho sem concluir uma tarefa anterior;
  • assinalar as tarefas que já foram cumpridas;
  • respeitar os prazos estipulados.

2. Delegue tudo o que não for estratégico para sua função

Não há como negar que adotar um bom sistema de gestão de tempo pode limitar o atendimento a algumas demandas. Isso significa que, “infelizmente”, pode ser impossível abraçar o mundo, resolvendo tudo que você julgar necessário.

É preciso sabedoria para identificar as tarefas que não são exatamente estratégicas à sua função e poder delegar cada uma delas a outros profissionais da equipe que estejam aptos a realizá-las. Para que isso aconteça, é preciso ter confiança no time.

Gestores que centralizam atividades criam um problema que vai além da otimização do tempo. Quando tomam todas as tarefas pra si, limitam o desempenho da equipe e minam a produtividade.

Isso, porque os membros desses times podem sentir que não há confiança em suas habilidades, gerando desmotivação e acarretando outras situações, como um aumento no turnover. Confiar nesses indivíduos e delegar tarefas garante fluidez aos processos.

3. Priorize e categorize suas demandas

Você já ouviu falar do Método ABC? Criado nos anos 1970, ele estabelece uma espécie de sistema de priorização de atividades que pode ser muito útil até para os mais desorganizados. Funciona da seguinte forma:

  • atividades mais importantes são classificadas pela letra A;
  • atividades de importância intermediária recebem B;
  • a letra C é utilizada para questões não tão urgentes.

Por ser uma técnica um tanto quanto antiga, ela sofreu algumas variações com o tempo. Veja:

  • atividades diárias são classificadas com a letra A;
  • as tarefas semanais são categorizadas pela letra B;
  • a letra C é utilizada para tarefas mensais.

Sendo assim, estabelecer o método de letras para priorizar e categorizar as demandas pode ser um ótimo recurso, especialmente para que os prazos sejam cumpridos em dia.

Por exemplo, conceder feedback às equipes pode ser classificado como A-C, cuja conclusão é de máxima importância, mas o prazo de entrega é tranquilo, já que deve ser realizado uma vez ao mês.

4. Repense sua agenda de reuniões

Seja qual for a tarefa a ser executada, é fundamental estar presente de corpo e mente, ainda mais quando essa atividade for uma reunião, momento que costuma envolver pontos importantes para o futuro da empresa, como:

  • brainstorms para implementação de novas ideias;
  • aparar algumas arestas;
  • estabelecer importantes combinados;
  • tomar decisões que assegurem a saúde do negócio.

Dito isso, é importante definir um cronograma de reuniões que não prejudique a rotina do gestor em um intervalo de tempo que seja o suficiente para resolver todas as pendências estabelecidas em pauta, além de escolher o melhor período do dia e da semana, para que não haja interrupções.

Gerir o tempo de maneira adequada não significa reduzir essas reuniões, mas entender que elas demandam foco e dedicação para que sejam bem aproveitadas e para que os reais objetivos sejam cumpridos.

5. Seja específico quanto a seus objetivos

Faz parte de uma boa gestão de tempo manter o foco em soluções e no resultado final, e não nos percalços que pode encontrar pelo caminho.

É claro que os problemas não podem e nem devem ser ignorados. No entanto, quando você estabelece metas e objetivos específicos, fica mais fácil driblar as dificuldades que aparecem no percurso e atingir o resultado esperado.

6. Use todo o potencial tecnológico da empresa

Aplicativos, softwares e outros recursos eletrônicos chegaram ao mundo corporativo para facilitar a rotina em vários sentidos — inclusive para promover uma melhor gestão de tempo.

Hoje, há várias tecnologias disponíveis para facilitar que a rotina prevista seja executada com sucesso, de maneira organizada. Mais que isso, elas possibilitam que todos os passos do gestor sejam registrados. Ou seja, você não só controla melhor suas atividades, como mantém um histórico de cada ação que realizou para a gestão empresarial, o que pode ser uma grande vantagem na hora de rever processos decisórios.

Fazer a gestão de tempo não é importante apenas para uma melhor condução da atuação do profissional dentro da empresa, pois também garante uma melhoria no bem-estar a na qualidade de vida do gestor. Uma vez que a rotina se torna mais organizada, a tendência é que a experiência do indivíduo no trabalho seja mais prazerosa e menos estressante.

Gostou das nossas dicas? Compartilhe este post nas suas redes sociais e ajude seus colegas a gerenciar melhor o tempo deles também!