Conheça agora mesmo 6 dicas para reduzir gastos na empresa e escritório!

O planejamento e o controle dos custos são muito importantes para reduzir gastos na empresa. O problema é que muitos gestores deixam essa questão de lado e negligenciam que, sem esse monitoramento, a empresa perde muitas oportunidades de investimentos e, ainda, excede muito em suas despesas. Quando isso acontece, significa que o profissional não sabe para onde o dinheiro do seu negócio está sendo direcionado.

É aí que mora o perigo. Não conhecer seus custos prejudica a tomada de decisão e o desempenho da empresa no mercado, abrindo espaço para que seus concorrentes tenham mais destaque e chances de atrair os seus potenciais clientes.

Percebeu como um simples erro administrativo pode proporcionar muitos contratempos para uma organização? Para que isso não aconteça em seu negócio, listei a seguir 6 dicas indispensáveis que ajudarão a reduzir gastos na empresa e no escritório. Acompanhe!

1. Analise os custos atuais

Você sabe exatamente quais são os custos de sua empresa? Com o que ela tem gasto os seus recursos? Se você não sabe, está na hora de passar um “pente fino” nas suas finanças e verificar quais são os seus custos atuais. Geralmente, o excesso de gastos se dá justamente porque não há esse controle no escritório, fazendo com que o negócio corra o risco de gastar mais do que recebe.

Para que essa análise de custos seja realmente eficiente, você precisa registrar todas as suas despesas, desde o gasto com cafezinhos até a aquisição de novos equipamentos. Feito isso, separe-os por categorias para facilitar o controle e a verificação do consumo de cada departamento.

A partir daí, você já consegue ter uma visão melhor de quais dessas despesas estão prejudicando o bom desenvolvimento do negócio e, então, é possível criar estratégias para otimizar a administração desses custos.

2. Otimize processos

Pode não parecer, mas a ineficiência dos processos empresariais prejudica muito a redução de gastos, pois o retrabalho constante faz com que os profissionais gastem mais insumos.

Quando você conta com processos eficientes, é possível reduzir energia elétrica, diminuir o número de horas extras e a necessidade de contratar mais funcionários para realizar o mesmo trabalho.

Nesse momento, padronizar as atividades da empresa facilita muito a rotina de todos os colaboradores. Dessa forma, é possível traçar caminhos melhores para concluir as tarefas e, assim, diminuir as chances de desperdícios com papel, impressão etc.

A partir do momento em que seus colaboradores sabem exatamente o que precisa ser feito, até eles poderão ter insights para ajudar na redução de gastos sem prejudicar a qualidade dos serviços prestados.

3. Reduza os insumos de escritório usando tecnologias

Ao falar em otimização de processos dentro de uma empresa, não posso deixar de destacar a importância da tecnologia para colocar essa ideia em prática. Isso porque ela otimiza até os processos mais burocráticos de um negócio, como o setor financeiro, que exige muita atenção e foco dos responsáveis por essa atividade, devido ao grande número de operações realizadas todos os dias.

Com a tecnologia, fica muito mais fácil organizar todas as tarefas de uma empresa e, ainda, é possível alinhá-las para que não haja falhas na comunicação. Dessa maneira, você consegue organizar as atividades de forma rápida, dinâmica e simples, fazendo com que todos sejam mais produtivos e eficientes.

4. Evite desperdícios

Ao identificar todos os custos da empresa, você conseguirá verificar quais deles são necessários para o bom desenvolvimento dela e, também, quais são considerados como desperdícios e devem ser imediatamente eliminados. A tecnologia por si só já ajuda a reduzir muitos gastos.

No entanto, existem outros tipos de gastos que também precisam ser avaliados, como os relacionados à energia elétrica e água. Por exemplo, ao sair da empresa, é importante que todos os computadores sejam desligados, e as luzes, apagadas.

Investir em torneiras inteligentes nos banheiros ― aquelas que você só precisa apertar uma vez para sair a quantidade de água necessária para lavar as mãos ― também é uma forma de reduzir os custos com água.

5. Conscientize colaboradores e sócios da importância de reduzir, reciclar e reutilizar

De nada adianta criar várias ações para reduzir gastos na empresa se os seus sócios e colaboradores não vestirem a camisa. Conscientizá-los da importância que há em reduzir, reciclar e reutilizar os insumos do seu negócio é fundamental para que a redução de custos aconteça.

Por exemplo, o que acha de substituir os copos descartáveis por canecas e copos personalizados para os seus colaboradores? Esse é um tipo de investimento que refletirá positivamente no seu orçamento em longo prazo.

A adoção de armazenamento em nuvem também é uma prática muito bem-vinda. Nesse momento, é possível incentivar até os profissionais do mais alto escalão a utilizar essa ferramenta para diminuir os gastos com papel impresso, tinta etc.

6. Faça uma boa gestão do plano de saúde

Quando falo que você precisa fazer uma boa gestão do seu plano de saúde, não estou me referindo apenas à aquisição de um plano mais barato; essa questão vai muito além disso. O que você precisa fazer é obter informações a respeito dos seus funcionários, se existe a possibilidade de eles desenvolverem algum tipo de doença crônica e verificar se os seus hábitos são saudáveis.

Assim, é possível optar por planos que realmente atenderão às necessidades dos seus colaboradores e também identificar aspectos que precisam de uma atenção especial para reduzir o índice de absenteísmo na empresa ― problema que gera muitos custos para o negócio também.

Não existe segredo para reduzir gastos na empresa e escritório, mas é preciso ter disciplina e foco para tirar a ideia do papel e torná-la realidade no seu negócio. Uma boa gestão de custos faz toda a diferença para que o crescimento do empreendimento seja sustentável, diminuindo os riscos de contrair dívidas que podem colocar em “xeque” a sobrevivência da organização no mercado.

Como você pode ver, o cuidado com o tipo de plano de saúde empresarial escolhido é uma ótima dica para reduzir gastos na empresa. Então, entre em contato com a Piwi® agora mesmo e tenha uma empresa parceira para encontrar o melhor custo-benefício para o seu negócio e seus colaboradores.