Gestão de Tempo: o que é e como implementar na empresa?  

Na correria do dia a dia, nem sempre sobra tempo para fazermos tudo. Com certeza, você já quis alguma vez que o dia tivesse mais de 24 horas, não é? Provavelmente sim. Mas será que você realmente precisa de mais tempo para fazer tarefas?

A produtividade e a eficiência no trabalho não estão relacionadas ao tempo gasto, mas em como é possível otimizar o tempo para que tudo se encaixe na sua rotina. Consegue entender? Nem sempre você precisa gastar mais tempo para fazer todas as tarefas de negócio, você precisa entender como pode otimizar o seu tempo.

E estamos aqui para te ajudar. Quer aprender como aplicar a gestão de tempo no RH? Então, vamos lá!

Confira o que você encontrar neste artigo:

• O que é gestão de tempo?
• Importância da gestão de tempo na empresa
• Como melhorar a gestão de tempo no trabalho?
• Como aplicar a gestão de tempo no dia a dia do RH?
• Como a tecnologia pode ajudar?

O que é gestão de tempo?

A gestão de tempo é o processo de aprimorar a organização do trabalho por meio da otimização de tempo. Nesse sentido, aprender a gerir o seu tempo não passa por gastar mais tempo nas tarefas, mas sim em como você pode otimizar o seu tempo, beleza?

Dessa maneira, a gestão de tempo envolve toda uma necessidade de planejamento e execução de tarefas. A necessidade de resultados dentro de empresas demanda a capacidade de organizar o tempo, distribuir tarefas e priorizar atividades para que as metas sejam alcançadas.

Acho que já deu para perceber que gerir o tempo não tem nada a ver com a quantidade de tarefas realizadas e sim em como as atividades são direcionadas. Você não precisa fazer 10 atividades no dia, você pode fazer duas tarefas de maior importância e que geram resultados para o seu negócio, bem mais simples, certo?

Importância da gestão de tempo na empresa

Uma empresa que conta com colaboradores que apenas reproduzem tarefas está perdendo tempo, por mais que os funcionários cumpram com todas as atividades. É importante entender que gastar tempo de funcionários com tarefas repetitivas e operacionais ficou no passado.

Se a sua empresa ainda faz isso, você está ficando para trás! E dentro de uma estratégia de gestão de pessoas e de tempo, o RH é o responsável por identificar oportunidades para otimizar o tempo dos colaboradores junto com as lideranças.

A otimização de tempo passa por entender a rotina atual de trabalho, focar em atividades que tragam resultados e definir quais atividades podem ser automatizadas ou terceirizadas no negócio. Acho que já deu para entender a importância da gestão de tempo, né?

Quando olhamos para os principais indicadores de sucesso do RH, vemos que a gestão de tempo é um fator essencial para melhorar satisfação interna e, consequentemente, melhora o engajamento dos colaboradores, diminui o turnover e ainda pode ser essencial no clima organizacional.

No próximo tópico, vamos te mostrar algumas formas de aplicar a gestão de tempo no RH, então, bora lá!

Como melhorar a gestão de tempo no trabalho?

Agora que você já conhece o que é e o quanto a gerir bem o tempo é importante, é hora de partir para a prática! Sabemos que a gestão de tempo no trabalho é uma grande dor, então vamos para algumas dicas que podem te ajudar.

Avalie a rotina de trabalho atual

Tudo começa por uma boa avaliação. Você deve entender como está sendo gasto o tempo da equipe! Analise como e onde cada profissional gasta tempo e pesquisa por maneiras para otimizar as atividades.

Aqui, o foco é entender quais tarefas estão consumindo tempo demais e gerando pouco resultado. Assim, você consegue definir critérios e encontrar novas formas para que as atividades operacionais não ocupem tanto tempo, abrindo espaço para tarefas que são mais importantes para a empresa.

Aposte no planejamento

Planejar com antecedência pode tornar sua rotina mais organizada e é muito simples de fazer. Basta criar uma lista das tarefas ou atividades importantes que você precisa realizar em um dia específico. Isso permite que você veja claramente o que precisa ser feito e quanto tempo deve dedicar a cada tarefa.

Caso sua empresa trabalhe com OKRs, olhar para as iniciativas e se planejar para executá-las é uma forma de organizar melhor a sua rotina e do seu time.

Defina prioridades

Se tudo for urgente, nada é urgente! Já ouviu essa frase? Pois é, é importante priorizar as coisas mais relevantes, para que você esteja preparado caso uma tarefa demore mais do que o esperado.

Com base nos objetivos da empresa, você consegue definir prioridades. Aqui é a hora de parar e pensar: quais tarefas fazemos no dia a dia e não nos gera resultado? E quais tarefas podem gerar resultados? Assim, é possível definir prioridades e abrir espaço para ações que realmente podem fazer a diferença para o negócio.

A definição de prioridades é um fator importante porque ajuda no planejamento das atividades. No próximo tópico, vamos te dar dicas de como montar um cronograma de gestão de tempo.

Crie cronogramas de atividades

Ter um cronograma de atividades é importante para aliar gestão de tempo e produtividade. Agora, que você já definiu prioridades e otimizou o tempo da equipe, é importante organizar as atividades prioritárias. Elas devem ter prazo e ser mensuradas.

Além do cronograma facilitar a realização das tarefas, ele permite a documentação de todas as ações. E isso possibilita uma avaliação e novos ajustes, o que é fundamental para gerar melhores resultados para negócios.

Como aplicar a gestão de tempo no dia a dia do RH?

Você sabia que o RH ainda gasta em torno de 73% de seu tempo em atividades administrativas? Confira abaixo como a gestão de tempo pode ser aplicada no dia a dia do RH e de DP para mudar essa realidade.

Como já falamos, é importante mapear as tarefas operacionais que mais tomam tempo e analisar quais as soluções para isso. Por exemplo, todo mês, precisamos fazer a folha de pagamento dos colaboradores, certo? É um processo cansativo, extenso e burocrático. Então, o que podemos fazer? Automatizar? Delegar para várias pessoas do time? Deixar um modelo de planilha já pronto?

Sempre que estiver com muitas demandas, olhe para suas metas e indicadores, veja quais tarefas que vão impactar diretamente esses dados. Se seu RH tem como meta melhorar o fit cultura no processo de contratação, não adianta você colocar grandes esforços em algo relacionado a outras áreas da gestão de pessoas.

Como a tecnologia pode ajudar?

Um dos fatores que mais importantes para a gestão de tempo é a automatização de tarefas. Existem diversas ferramentas que trazem recursos essenciais para otimizar o tempo ao longo do dia.

Vale ressaltar que as ferramentas de gestão podem ajudar o RH em todas as etapas. Desde a montagem e monitoramento do cronograma de atividades até a automação de tarefas, passando pela organização de documentos e processos da empresa.

Piwi e gestão de tempo do RH

Sabemos que 35% do tempo dos gestores de Recursos Humanos é dedicado à gestão dos processos dos benefícios corporativos, fora todas as outras burocracias que a área precisa lidar mensalmente. De fato, esse cenário não é o ideal, afinal todo esse tempo tira o foco da gestão estratégica do RH.

Mas não precisa ser assim! A Piwi oferece uma plataforma completa que ajuda seu time com a gestão de benefícios digital e automatizada, da inclusão de pessoas à geração do relatório de desconto em folha que vai para o seu financeiro ou contador. Sem papelada. Sem custos extras.

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